Mogłoby się wydawać, że wybór biura rachunkowego jest czymś niezwykle prostym i szybkim w realizacji, ale w praktyce bywa z tym już bardzo różnie. Osób świadczących usługi związane z szeroko pojętą księgowością jest wiele, ale nie wszystkie są godne polecenia.
W przypadku outsourcingu księgowości liczy się profesjonalizm, doświadczenie, terminowość, odpowiedzialność, rzetelność. Prowadzenie działalności gospodarczej jest nie lada wyzwaniem, a zajmowanie się jeszcze działem księgowym byłoby zbyt absorbujące i często też zgubne. Zdecydowanie bardziej opłacalna okazuje się współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym. Pojawia się tylko pytanie, czym kierować się przy jego wyborze, aby znaleźć idealnego usługodawcę.
Jak dobrze wybrać outsourcing księgowości?
Decydując się na podjęcie współpracy z biurem rachunkowym, należy zacząć od określenia swoich indywidualnych potrzeb, oczekiwań i możliwości finansowych. Jest kilka kwestii, które trzeba sprawdzić, zanim podpisze się jakąkolwiek umowę. Zastanowić trzeba się nad tym, ile planuje się miesięcznie wystawiać faktur klientom i zapytać usługodawcę o limit faktur przychodu. To samo dotyczy faktur kosztowych, aby nie musieć w przyszłości ponosić dodatkowych kosztów przy ich większej ilości miesięcznie, niż wynika to z wybranego pakietu usług. Dla przedsiębiorcy znaczenie powinny mieć także koszty księgowania kolejnych faktur poza pakietem. Dopytać trzeba o to, jak będą one dostarczane księgowemu i kto zajmie się przechowywaniem ich oryginałów. Wszystkie faktury muszą być archiwizowane przez określony czas na wypadek kontroli z Urzędu Skarbowego. Jeśli oryginalna dokumentacja ma znajdować się w biurze rachunkowym, to trzeba liczyć się z dodatkowymi kosztami dojazdu na dostarczanie wszystkich faktur. Taniej i wygodnej będzie zachować oryginały dla siebie, a księgowemu przekazać ich zeskanowane kopie, co można zrobić nawet drogą elektroniczną.
Co powinno się mieć jeszcze na uwadze?
Wybierając biuro rachunkowe, należy sprawdzić, jaki można mieć z nim kontakt. Tańszym i wygodniejszym rozwiązaniem będzie wybranie usługowcy pracującego zdalnie, dzięki czemu nie trzeba odwiedzać go osobiście każdorazowo, co generuje sporo dodatkowych kosztów. Ważne będzie to, aby był zawsze dostępny, na bieżąco odpisywał na maile i odbierał telefony lub szybko oddzwaniał. Sprawna komunikacja to podstawa. Zapytać powinno się także o to, do kiedy trzeba przesyłać faktury kosztowe za ubiegły miesiąc, w jakim terminie księgowy przygotuje rozliczenie miesiąca, w jaki sposób będą wystawiane faktury i kto zajmie się wprowadzaniem danych do systemu. Istotne jest również to, czy biuro rachunkowe zajmie się wysyłaniem deklaracji VAT i JPK do Urzędu Skarbowego oraz będzie reprezentować klienta przed US i ZUS.