Często w różnych miejscach słyszy się o digitalizacji dokumentów, ale nie zawsze mamy świadomość, czym w zasadzie ona jest. Digitalizacja jest procesem, w którym przetwarzamy materiały w formie analogowej, na formę cyfrową. Mogą to być na przykład książki, które zmieniamy w formę e-booka, lub obrazy i mapy, które zamieniamy w pliki.
Kto potrzebuje digitalizacji?
Digitalizacja jest bardzo powszechnym zjawiskiem i często jest wszechstronnie wykorzystywana w codziennym życiu. Ma ona bowiem wiele zalet, które pozwalają, chociażby chronić cenne dzieła i zbiory przed uszkodzeniem. Z tego powodu coraz częściej słyszy się o przeprowadzaniu digitalizacji dokumentów w muzeach, bibliotekach i archiwach. Dzięki niej możliwe jest jednoczesne udostępnianie materiałów dużej ilości osób, a dodatkowo sama organizacja dokumentów jest bardzo dobra, dodatkowo nie ma możliwości, aby cenne dokumenty uległy zagubieniu.
Digitalizacja dokumentów pozwala nam również na bardzo wygodną możliwość dokładnego i o wiele bardziej szczegółowego zbadania dokumentów oraz innych materiałów źródłowych – sprawdź: https://www.pwc.pl/pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow.html. Plik komputerowy jest w stanie przedstawić więcej szczegółów podczas jego powiększania, niż jesteśmy w stanie dostrzec gołym okiem, analizując go w papierowej wersji. W przypadku prowadzenia archiwa taka forma przechowywania gromadzonych treści jest dużo bardziej bezpieczna i z automatu o wiele mniej wymagająca. Sprawia ona także, że materiały są łatwiej dostępne dla osób zainteresowanych. Pamiętajmy jednak, że niektóre dokumenty nie mogą być umieszczone w świecie online, ponieważ ich uwarunkowania prawne na to nie pozwalają na przykład prawa autorskie.
Digitalizacja dokumentów jako proces
Digitalizacja jest złożonym procesem wieloetapowym. Chcąc przeprowadzić proces digitalizacji, zawsze musimy rozpocząć od wdrożenia oraz sprawdzenia, jakie są odpowiednie procedury, dla danego materiału lub dokumentu. Kolejno musimy przygotować materiał i sprawdzić, czy jest właściwie oznaczony. Zawsze upewnijmy się przed rozpoczęciem digitalizacji, czy dokumenty są prawidłowo przygotowane. Na tym etapie dokonuje się również oceny stanu przedmiotu analogowego, pamiętajmy bowiem, że zawsze musi on być na tyle czytelny, aby jakość jego kopii cyfrowej również umożliwiała nam odczytanie go. Proces digitalizacji zachodzi z wykorzystaniem odpowiednio przygotowanego sprzętu, a zakończyć powinniśmy go, na bardzo dokładnym sprawdzeniu, czy kopia elektroniczna została sporządzona w prawidłowy sposób oraz, czy jest odpowiednio czytelna.